Elektronik-Hersteller, Grundaufbau des Compliance-Systems und Sachverhaltsklärung

Unternehmen

Holding-Struktur, Tochtergesellschaften in über 10 Ländern - unter anderem UK, USA und Kanada, stark reguliertes Umfeld, Teile des Produktsegments dienten medizintechnischen Anwendungen.

Projektart

  • Vervollständigung des Aufbaus des Compliance-Systems sowie Anpassung an wirksam ermittelte Compliance-Risiken
  • 27 Tage im Unternehmen vor Ort
  • Reporting an den Geschäftsführer des Mutterhauses.

Durch die Unternehmensleitung gesetzte Ziele

  • Erfassen der aktuell vorhandenen Compliance-Risiken des Unternehmens auf der Grundlage wirksamer Verfahren
  • Darauf basierende Prüfung der Wirksamkeit der bisherigen Elemente des Compliance-Systems
  • Risikospezifische Modifikation und Ergänzung des Compliance-Systems
  • Schulung interner Fachkräfte und Intensivtraining des künftigen Chief Compliance Officers
  • Dokumentation aller Maßnahmen zur Freizeichnung der Unternehmensleitung.

Ausgangssituation

  • Wesentliche Teile des Compliance Managements waren über mehrere Fachabteilungen und operative Einheiten hinweg verteilt, uneinheitlich organisiert sowie tendenziell unzureichend abgestimmt.
  • Das Unternehmen verfügte nicht über pflichtgemäß qualifiziertes Compliance-Fachpersonal.
  • Eine fachgerechte Dokumentation des Compliance-Systems zum Nachweis der Erfüllung der Steuerungs- und Überwachungspflichten der Unternehmensleitung war zuvor nicht vorhanden gewesen.
  • Die Unternehmensleitung war der Meinung, über keinen zuverlässigen Überblick über die Compliance-Risikosituation zu verfügen.
  • Zudem wollte die Unternehmensleitung die Wirksamkeit des Compliance-Systems fachgerecht beurteilen lassen, um potentielle Haftungsrisiken und wirtschaftliche Nachteile zu minimieren.

Umsetzung

  • Implementierung von Verfahren der fachgerechten Compliance-Risikoanalyse
  • Statusanalyse und Wirksamkeitsbeurteilung der bisherigen Teile des Compliance-Systems
    Zusammenfassung, Integration sowie risikobasierte Modifikation und Ergänzung der vorhandenen Teile
  • Aufbau der Grundelemente des wirksamen holdingweiten Compliance-Systems einschließlich fachgerechter Verfahren der Risikoanalyse sowie des Risk Reporting, Case Reporting und Kontrollstatus-Reporting
  • Im Rahmen der Risiko- und Statusanalyse zeigten sich Anhaltspunkte, die darauf hinwiesen, dass es in den letzten Jahren zu organisiertem betrügerischem Fehlverhalten von Mitarbeitern des Mutterhauses und zweier Auslandsniederlassungen gekommen war. Der durch das Unternehmen geschätzte Schaden belief sich auf mindestens 1,7 Mio. Euro. Es erfolgte eine pflichtgemäße, wirksame und dokumentierte Sachverhaltserforschung, die an die Unternehmensleitung und von dieser an die externen Rechtsanwälte übergeben wurde.

Ergebnis

  • Fachgerechte Dokumentation des Compliance-Aufbaus, des wirksamen Compliance-Systems sowie der unverzüglichen fachgerechten Sachverhaltserforschung zur Freizeichnung der Unternehmensleitung.
  • Zusätzliche spezifische Dokumentation zum Nachweis der Pflichterfüllung einzelner Geschäftsführer sowie in spezifischer Form für US-amerikanische Geschäftspartner.

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