Maschinenbau-Unternehmen: Compliance-Risikoanalyse, Aufbau des Compliance-Systems aus vorhandenen Bestandteilen, Dokumentation der Wirksamkeit

Unternehmen

Weltmarktführer in einem Segment, umfassende internationale Aktivitäten, starke Präsenz am US-Markt, exponiertes Risikoprofil, unter anderem durch technisch sensible Produkte und öffentliche Auftraggeber wie die NASA.


Projektart

  • 18 einzelne Tage im Unternehmen
  • Reporting an den Vorstand und den CFO.

Durch die Unternehmensleitung gesetzte Ziele

  • Etablierung wirksamer Verfahren der Compliance-Risikoanalyse, um der Unternehmensleitung den pflichtgemäßen kontinuierlichen Überblick über die Risikosituation zu ermöglichen
  • Aufbau spezifischer Risiko-Steuerungsmaßnahmen zum Pflichtennachweis der Unternehmensleitung
  • Entwurf zentraler Policies wie Code of Conduct, Antikorruptionsrichtlinie und Wettbewerbsrichtlinie mit pflichtgemäßem Zuschnitt auf die unternehmensindividuellen Risikoverhältnisse
  • Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und des wirksamen Compliance-Systems für Aufsichtsgremien, Anteilseigner, ausländische und deutsche Kunden sowie für behördliche Zwecke.

Ausgangssituation

  • Ein formales Compliance-System bestand zuvor noch nicht.
  • Compliance-Teilprozesse waren auf Rechtsabteilung, Risikomanagement-Funktion, Qualitätsmanagement, Revision und Controlling verteilt.

Umsetzung

  • Verbesserung der Wirksamkeit der Verfahren der Compliance-Risikoanalyse
  • Risikoanalyse anhand systematischer, dokumentierter Mitarbeiterbefragungen und Dokumentenanalyse
  • Statusaudit zur Ermittlung vorhandener verwertbarer Teilprozesse eines Compliance-Systems
  • Zusammenfassung und Verknüpfung der Teilprozesse und parallel Integration des Compliance Managements in die übrigen relevanten Fachabteilungen sowie in die operativen Prozesse
  • Aufbau des unternehmensweiten Compliance-Risk-Reporting-Systems sowie des Case-Tracking-Systems
  • Training interner Mitarbeiter aus anderen Abteilungen zur initialen Besetzung der Compliance-Funktion
  • Dokumentation aller durchgeführter Maßnahmen sowie der erzielten Ergebnisse in jeweils spezifischer Form für die oben genannten Stakeholder.

Ergebnis

  • Wirksames Basis-Compliance-System zum Nachweis gegenüber wichtigen Geschäftskunden sowie gegenüber dem Aufsichtsrat und den Anteilseignern
  • Freizeichnung der Unternehmensleitung im Hinblick auf ihre Compliance-Leitungs-, Steuerungs- und Überwachungspflichten
  • Kontinuierlich wirksame Fortsetzung des Compliance-Systems mit unternehmenseigenen Ressourcen.

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