Investitionsgüterindustrie, Sachverhaltsklärung mit Schadensverhinderung in Höhe von 380 Millionen Euro und Aufbau des Compliance-Systems

Unternehmen

Mittelständischer Konzern, Produktion und Handel, ausländische Tochtergesellschaften, Aktivitäten in über 70 Ländern.


Projektart

  • Umfassende Sachverhaltserforschung nach einer Durchsuchung der Kartellbehörden
  • Parallel Aufbau eines pflichtgemäßen, wirksamen Compliance-Systems
  • Reporting an den Vorstandsvorsitzenden.


Ausgangssituation

  • Nach einer Durchsuchung durch die Kartellbehörden sah sich der Vorstand überraschenden Anschuldigungen kartellrechtswidriger Aktivitäten ausgesetzt.
  • Im richterlichen Durchsuchungsbeschluss wurden aus den vermuteten Delikten potentielle Unwirksamkeit des Compliance-Systems und entsprechende Haftung der Unternehmensleitung gefolgert.
  • Überdies wurde ein Mitglied des Vorstands der direkten Beteiligung an kartellrechtswidrigen Aktivitäten beschuldigt.
  • Der Vorstandsvorsitzende rechnete mit zeitnahem Bekanntwerden der Anschuldigungen bei Investoren, Geschäftspartnern und in der Öffentlichkeit, da sich die Durchsuchung über das gesamte Mutterhaus erstreckt hatte.
  • Die externen Kartellrechtsanwälte veranschlagten den potentiellen Schaden in Form von Bußgeldern und Schadensersatzforderungen von Geschäftskunden auf etwa 380 Millionen Euro.

Ziele des Vorstandsvorsitzenden

  • Die Sachverhaltserforschung sollte unabhängig durch einen einzelnen, fest im Unternehmen platzierten, einschlägig erfahrenen Compliance Manager durchgeführt werden.
  • Externe anwaltliche Ermittlungsteams wollte der Vorstandsvorsitzende vermeiden, um unerwünschte Auswirkungen auf die Belegschaft und den Betriebsfrieden sowie in der Folge auch die Verbreitung unzutreffender Informationen in der unternehmensinternen und externen Öffentlichkeit nach Möglichkeit zu unterbinden.
  • Zugleich wollte der Vorstandsvorsitzende den Kreis der an der Untersuchung beteiligten Personen aus Informationsschutzgründen möglichst klein halten sowie für den untersuchenden Compliance Manager wirksame Inneneindrücke des Unternehmens gewährleisten.
  • Die Teil- und Endergebnisse der Sachverhaltserforschung sollten für die externen Kartellrechtsanwälte als Grundlage der Kommunikations-, Verhandlungs- und Verteidigungsstrategie gegenüber den Behörden aufbereitet werden.
  • Parallel sollte das Compliance-System vervollständigt, verbessert sowie behörden- und stakeholdergerecht dokumentiert werden, um der von den Behörden postulierten Verletzung der Compliance-Steuerungs- und Überwachungspflichten wirksam entgegentreten zu können.
  • Die Verfahren, Maßnahmen und Ergebnisse der Sachverhaltsklärung sollten in einem umfassenden Untersuchungsbericht präzise dokumentiert werden.
  • Ziel war der Pflichtennachweis des Vorstands im Hinblick auf seine Compliance-Leitungs-, Steuerungs- und Überwachungspflichten sowie in Bezug auf die kartellrechtlichen Anschuldigungen.
  • Anhand der fachgerechten Dokumentation der Wirksamkeit der internen Sachverhaltsklärung sowie des Compliance-Systems sollte im Idealfall eine vorzeitige Einstellung des Verfahrens erreicht werden.
  • Die behördliche Anschuldigung des nicht hinreichend wirksamen Compliance-Systems hatte sich auf einen Zeitraum von fünf Jahren bezogen. Dessen Status quo ante musste daher bestmöglich rekonstruiert und dokumentiert werden.

Umsetzung

  • Bezug eines Büros auf der Vorstandsetage für viereinhalb Monate in Vollzeit
  • Ankündigung bei den Mitarbeitern als neuer Kollege mit dem Auftrag des weiteren Ausbaus des Compliance-Systems
  • Durchführung der internen Ermittlungen in wirksamer, gleichwohl kollegialer und angemessen diskreter Weise
  • Fachgerechte und dokumentierte IT-forensische Untersuchung relevanter Datenträger
  • Fortlaufende Aufbereitung und Weitergabe von Teilergebnissen an die externen Kartellrechtsanwälte für deren wirksame Kommunikations- und Verteidigungsstrategie gegenüber den Behörden
  • Anfertigung eines fachgerechten, 280 Seiten umfassenden detaillierten Untersuchungsberichts, der nach der Strategie der externen Kartellrechtsanwälte die Qualität der behördlichen Ermittlungen nach Möglichkeit übertreffen sollte, um eine Verfahrenseinstellung zu beschleunigen.
  • Aufbau fehlender Teile des Compliance-Systems sowie pflichtgemäße Wirksamkeitsverbesserung und Neustrukturierung vorhandener Teile
  • Fachgerechte Dokumentation des Compliance-Systems für die Behörden, den Aufsichtsrat und die Anteilseigner.

Ergebnis

  • Nach Bekunden des zuständigen Kartellrechtspartners der das Unternehmen betreuenden Top-10-Kanzlei „Bester Bericht zur Sachverhaltsklärung, den ich in meiner vierzehnjährigen Laufbahn bislang gesehen habe.“
  • Die kartellrechtlichen Anschuldigungen konnten aufgrund der vollständigen, flächendeckenden Beweisermittlung und zahlreicher im Untersuchungsbericht systematisierter Indizien im Ergebnis zweifelsfrei widerlegt werden.
  • Die Gefahr der umfassenden Bußgelder und Schadensersatzforderungen konnte hierdurch abgewendet werden.
  • Der Untersuchungsbericht und die Dokumentation des Compliance-Systems bildeten die Grundlage einer vorzeitigen Verfahrenseinstellung durch die Kartellbehörden. Diese erfolgte mehr als eineinhalb Jahre früher als gegen die übrigen Unternehmen der oligopolistisch gekennzeichneten Branche, gegen die ebenfalls ermittelt worden war.
  • Hieraus konnte das Unternehmen nach Auskunft des Vorstandsvorsitzenden entscheidende, dauerhaft wirksame strategische und operative Vorteile ziehen - unter anderem in Bezug auf wichtige Geschäftskunden.
  • Bedeutende Investitionen, etwa in den Kauf neuer Werke, sowie weitere zentrale strategische Entwicklungen, die während des behördlichen Verfahrens durch den Aufsichtsrat verhindert worden waren, wurden durch die Einstellung ermöglicht.
  • Nach Auskunft der Kartellrechtsanwälte konnte durch den Bericht belegt werden, dass die interne Untersuchung mindestens ebenso genau, umfassend und wirksam durchgeführt worden war, wie dies durch die Kartellbehörden selbst möglich gewesen wäre.
  • Der Status Quo Ante sowie der aktuelle Stand des Compliance-Systems konnte als pflichtgemäß dokumentiert werden. Dies ermöglichte auch in diesem Punkt die Freizeichnung des Vorstands gegenüber den Behörden, dem Aufsichtsrat und den Anteilseignern.


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