Pharmaunternehmen, Umbau und Verbesserung des Compliance-Systems, Compliance Audit

Unternehmen

Globale Aktivitäten, Marktführer in mehreren Segmenten, überaus dynamische Geschäftsentwicklung, Unternehmenskäufe in den vorausgehenden Jahren, umfassende branchenspezifische regulatorische Anforderungen.

Projektart

  • Interim Chief Compliance Officer für acht Monate zur Verbesserung des Compliance-Systems
  • Vorbereitung und Begleitung des Compliance Audits durch Wirtschaftsprüfer (Big 4) zur Ergebnisverbesserung und Kostensenkung
  • Reporting an den CEO.


Ausgangssituation

  • Das Compliance Management war zuvor auf mehrere Fachabteilungen aufgeteilt gewesen.
  • Erfahrene Compliance-Fachkräfte waren nicht im Unternehmen verfügbar.
  • Aufgrund personeller Diskontinuität und unsachgemäßer Prozessabstimmung zwischen den beteiligten Fachabteilungen waren über mehr als ein Jahr zahlreiche Compliance-Aufgaben unerledigt geblieben.
  • Dies hatte zu einem umfassenden Bearbeitungsrückstand und Aufgabenstau geführt.
  • Das Compliance-System war nicht kontinuierlich betreut und aktualisiert worden. Dies hatte zu potentiellen Haftungsrisiken für die Unternehmensleitung geführt.
  • Mitarbeiterfragen im Tagesgeschäft waren teilweise nur mit langen Verzögerungen beantwortet worden.
  • Rechtlich und wirtschaftlich erforderliche Trainings zu Kernrisiken bedurften erheblicher Verbesserungen hinsichtlich der Konzeption und Durchführung
  • Die Compliance-Risikoanalyse hatte bereits vor der Phase des Aufgabenstaus mögliche Unzulänglichkeiten aufgewiesen.
  • Die Unternehmensleitung sah sich erweiterten Haftungsrisiken gegenüber, da nach ihrer Einschätzung kein hinreichender Überblick über die Compliance-Risiken bestand und das Compliance-System daher potentiell der rechtlich geforderten Wirksamkeitsgrundlage entbehrte.
  • Bei Projektbeginn stand in sechs Monaten ein umfassendes Compliance-Audit durch Wirtschaftsprüfer (Big Four) an, welches durch Aufsichtsgremien und Investoren gefordert worden war.
  • Das herannahende Audit bedingte ein sehr enges Zeitfenster für die erforderlichen Maßnahmen.

Durch die Unternehmensleitung gesetzte Ziele

  • Fest im Unternehmen integrierter Compliance Manager statt externem Beratungsteam
  • Kontinuierlicher Ansprechpartner der Mitarbeiter für das Tagesgeschäft
  • Nachweislich effektive und dokumentierte Ermittlung der Compliance-Toprisiken
  • Herstellen der Wirksamkeit des Compliance-Systems und der entsprechenden Dokumentation
  • Aufarbeitung des über ein Jahr akkumulierten Aufgaben-Rückstaus
  • Aufbau einer qualifizierten Compliance-Abteilung
  • Dokumentation des Compliance-Systems für Aufsichtsgremien, Behörden sowie für das bevorstehende Audit
  • Vorbereitung und Begleitung des Wirtschaftsprüfer-Audits.

Umsetzung

  • Festes Büro im Unternehmen mit Vollzeitpräsenz über acht Monate
  • Leitung und Koordination des Compliance Steering Committee innerhalb des Vorstands
  • Neuorganisation und Integration der auf mehrere andere Abteilungen verteilten Compliance-Aufgaben
  • Rekrutierung und Einarbeitung eines Chief Compliance Officer sowie von Junior-Fachkräften
  • Aufarbeitung des Aufgabenrückstaus, unter anderem Aktualisierung aller zentralen Compliance Policies sowie der Trainings der Eigner von Top-Risiken
  • Aktualisierung und Verbesserung der Elemente des Compliance-Systems
  • Gesamtes Spektrum der Compliance-Aufgaben des Tagesgeschäfts, einschließlich der internen Auskunftsfunktion für Mitarbeiter
  • Aufbau des kontinuierlich wirksamen Compliance-Risk-Reporting-Systems und des Case-Tracking-Systems
  • Qualifikation interner Mitarbeiter anderer Abteilungen vor deren Wechsel in das neu aufgebaute Compliance Office
  • Wirksame und pflichtgemäß dokumentierte Sachverhaltserforschung potentiellen Compliance-Fehlverhaltens
  • Aufbau des erforderlichen Datenbestands und der pflichtgemäßen Prozesse des Compliance Office
  • Verhandlungen mit Compliance-relevanten Behörden und Branchenverbänden
  • Bereichsleiter-Workshops, Training aller risikorelevanten Mitarbeiter
  • Fachgerechte Dokumentation aller Maßnahmen zum Nachweis der durch die Unternehmensleitung erfüllten Compliance-Leitungs-, Überwachungs- und -Steuerungspflichten
  • Vorbereitung, Koordination und Begleitung des Wirtschaftsprüfer-Audits (Big-4 Gesellschaft) bis zum Abschlussbericht.

Ergebnis

  • Bestes zu erreichendes Ergebnis des Compliance Audits durch die Wirtschaftsprüfer - ohne jegliche Beanstandung oder Empfehlung. Der Chief Auditor der Big-Four-Gesellschaft hatte diese herausragende Bewertung nach seinem öffentlichen Bekunden in der Audit-Abschlusskonferenz in seiner 22-jährigen Berufspraxis noch niemals zuvor vergeben.
  • Aufbau des wirksamen Compliance-Systems und pflichtgemäße Dokumentation für Aufsichtsgremien, Behörden und Auditoren
  • Nachweis erfüllter Compliance-Pflichten des Vorstands und der Aufsichtsgremien
  • Freiwilliger, vertraglich nicht geschuldeter Sonderbonus des Vorstands als Auszeichnung für die nach seiner Ansicht herausragenden Ergebnisse.

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