Automobilzulieferer, Fortführung des Aufbaus des Compliance-Systems

Unternehmen

Breite Produktpalette, umfassende Auslandsaktivitäten


Projektart

  • Fortführung des von einer Big-4-Wirtschaftsprüfungsgesellschaft begonnenen Aufbaus des unternehmensweiten Compliance-Systems
  • Einzelprojekt mit kontinuierlicher Einbindung ins Unternehmen über vier Monate
  • Reporting an den Vorstandsvorsitzenden und den Finanzvorstand.


Von der Unternehmensleitung gesetzte Ziele

  • Der Aufbau eines wirksamen Compliance-Systems war unter anderem aufgrund des Geschäftsumfangs, der Unternehmensgröße und der Auslandsaktivitäten seit längerer Zeit überfällig gewesen.
  • In der Folge bestanden beträchtliche Haftungsrisiken und wirtschaftliche Risiken.
  • Die Unternehmensleitung hatte den bisherigen, von den Wirtschaftsprüfern extern gesteuerten Aufbau des Compliance-Systems aufgrund diverser Kritikpunkte unterbrochen. Die weitere Entwicklung sollte nach dem Wunsch der Unternehmensleitung nicht mehr durch externe Berater durchgeführt werden. Vielmehr sollte ein erfahrener Compliance Manager für eine Übergangszeit als fester Mitarbeiter platziert und der Aufbau aus dem Unternehmen heraus gesteuert werden.
  • Fehlentwicklungen im Rahmen des bisherigen Aufbaus sollten korrigiert und das Compliance-System einschließlich aller Bestandteile innerhalb eines engen Zeitfensters fertiggestellt werden.
  • Erfahrung und Kompetenzen der internen Compliance Fachkräfte waren für die Aufgabe nach der pflichtgemäßen Beurteilung des Vorstands nicht hinreichend ausgeprägt.
  • Die vorhandenen Mitarbeiter sollten deshalb in die Aufgaben eingebunden und fachlich geschult werden, sodass das Compliance-System nach einer Übergangsperiode durch das Unternehmen selbst fortgeführt werden konnte.



Umsetzung

  • Festes Büro im Unternehmen als vorübergehender Leiter Compliance
  • Analyse der Fehlentwicklungen des bisherigen Aufbaus
  • Unternehmensweite Statusanalyse des Compliance-Systems durch angeleitete Self-Assessments sowie durch formale Wirksamkeitsprüfungen
  • Durchführung der Compliance-Risikoanalyse anhand wirksamer Verfahren
  • Installation kontinuierlich wirksamer Risiko-Kontrollinstrumente
  • Überprüfung, Verbesserung und teilweise Neuaufbau der Risiko-Steuerungsinstrumente und –verfahren
  • Aufbau
    - des unternehmensweiten periodischen Compliance-Risikoreporting-Systems
    - eines Berichtssystems für den Status der spezifischen Risiko-Kontrollmaßnahmen
    - eines Systems für das kontinuierliche wirksame Risk- und Status-Monitoring
    - eines Case Handling Systems und des Case Tracking Systems
    - der Bestandteile des Compliance-Systems mit risikospezifischer präventiver Wirkung, unter anderem zentraler Policies und pflichtgemäßer Trainings der internen Risikoeigner: zielgruppen- und risikospezifische Inhalte, Konzeption, Rollout sowie behördengerechte Dokumentation
  • Einführung eines Compliance-Berichtssystems für den Vorstand und Aufsichtsrat
  • Unternehmensindividuelle und risikospezifische Konzeption von Code of Conduct, Anti-Korruptions- und Kartellrichtlinie
  • Abgrenzung und Integration relevanter Compliance-Teilprozesse diverser Abteilungen und Fachbereiche
  • Integration des Compliance-Systems in die operativen Prozesse
  • Qualifizierung der Compliance-Fachkräfte durch Mitarbeit an der Mehrzahl der Aufgaben sowie durch Informationssitzungen und Workshops.

Ergebnis

  • Behebung der Fehlentwicklungen des bisherigen Aufbaus
  • Fertigstellen des wirksamen unternehmensweiten Compliance-Systems
  • Aufbau der internen Fachressourcen mit dem Ziel des autarken Fortführens des Compliance-Managements
  • Behörden- und Stakeholder-taugliche Dokumentation aller relevanten Maßnahmen sowie des insgesamt wirksamen Compliance-Systems
  • Fortschritts- und Ergebnisberichte für Aufsichtsrat und Anteilseigner.

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