Investitionsgüter-Hersteller, Familienunternehmen, dokumentierte Sachverhaltserforschung, Risikoanalyse, Schwachstellenanalyse

Unternehmen

Kunden in über 70 Ländern, Vertriebsniederlassungen im Ausland

Projektart

  • Sachverhaltsklärung nach vermutetem Fehlverhalten im Unternehmen
  • Im Anschluss unternehmensweite Risikoanalyse, um ähnlichem Fehlverhalten vorzubeugen
  • Analyse der Wirksamkeit der Risiko-Kontrollmaßnahmen
  • Fall- und risikospezifische Verbesserung von Teilen des Compliance-Systems
  • Reporting an den Vorstandsvorsitzenden.

Durch die Unternehmensleitung gesetzte Ziele

  • Die Unternehmensleitung wollte ihrer Pflicht der unverzüglichen wirksamen Sachverhaltsklärung entsprechen und diese für Behörden, Aufsichtsrat und Anteilseigner dokumentieren.
  • Die Sachverhaltsklärung sollte unabhängig und fachgerecht sowie aus Rücksicht auf das Betriebsklima aus dem Unternehmen heraus und nicht durch externe anwaltliche Untersuchungsteams erfolgen.
  • Relevante Maßnahmen und Ergebnisse der Sachverhaltserforschung sollten zum Nachweis der Pflichtenerfüllung der Unternehmensleitung umfassend und behördengerecht dokumentiert werden.

Ausgangssituation

  • Der Unternehmensleitung waren substantiierte Hinweise auf systematisches betrügerisches Fehlverhalten von Mitarbeitern bekannt geworden, das offenbar im Zusammenhang mit externen Vertriebspartnern und Kunden stand.
  • Der Kreis der Mitarbeiter mit Kenntnis von den Vorgängen war zunächst nicht zuverlässig einzugrenzen.

Umsetzung

  • Die Sachverhaltsklärung wurde der Belegschaft gegenüber nicht als isolierte, extern gesteuerte „Investigation“ kommuniziert, sondern unter dem Aspekt der Verbesserung des Compliance-Systems durch einen für eine Übergangsperiode fest engagierten Compliance Manager.
  • In der Nähe der Vorstandsbüros wurde ein abgeschlossener Projektraum eingerichtet.
  • Mittel der Sachverhaltserforschung waren informelle und formale Befragungen von Mitarbeitern sowie die gerichtsfeste forensische Analyse von Datenträgern und Dokumenten.
  • Sämtliche rechts- und behördenrelevanten Maßnahmen wurden fachgerecht dokumentiert.
  • Teil- und Endergebnisse wurden von der Unternehmensleitung an die beauftragten Rechtsanwälte übergeben.

Ergebnis

  • Freizeichnung der Unternehmensleitung im Hinblick auf ihre Pflicht zur unverzüglichen Durchführung einer wirksamen Sachverhaltsklärung.
  • Fachgerechter Bericht zur Sachverhaltserforschung mit Anlagen zur forensischen Datenanalyse; nach Abstimmung mit dem Vorstandsvorsitzenden
  • Übergabe an die übrigen Vorstände, den Aufsichtsrat und die externen Rechtsanwälte.
  • Auf der Grundlage des Untersuchungsberichts konnte der größte Teil des entstandenen Schadens durch die Maßnahmen der externen Rechtsanwälte ersetzt werden.
  • Weiterer Schaden infolge fortgesetzten Zusammenwirkens interner und externer Beteiligter wurde dauerhaft verhindert.
  • Der Vorstand und der Aufsichtsrat wünschten aufgrund der Erkenntnisse aus der Sachverhaltsklärung eine unabhängige Prüfung der pflichtgemäßen Wirksamkeit der bislang praktizierten Verfahren der Risikoanalyse.
  • Zugleich beauftragte der Vorstand eine dokumentierte Schwachstellenanalyse des bisherigen Compliance-Systems. Diese sollte gezielte Verbesserungsmöglichkeiten der Risiko-Steuerungsmaßnahmen des Compliance-Systems benennen und damit ähnliche Delikte bestmöglich reduzieren.
  • In der Folge wurden die unternehmensweiten Risk-, Case- und Status-Reporting-Verfahren neu aufgesetzt.
  • Zum Pflichtennachweis der Unternehmensleitung wurden der Untersuchungsbericht, die Wirksamkeitsprüfung der Risikoanalyse, die Schwachstellenanalyse des Compliance-Systems sowie die Verbesserungsmaßnahmen fachgerecht dokumentiert.
  • Die Informationen über die Durchführung der Sachverhaltsklärung konnten dauerhaft innerhalb des Unternehmens gehalten werden und gelangten nicht zur Kenntnis von Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit. Der Vorstandsvorsitzende schrieb dies vornehmlich der Art und Weise ihrer Umsetzung zu (vgl. Ziele und Umsetzung).

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