Maschinenbau, Familienunternehmen, externer Compliance Officer, kontinuierliche Teilunterstützung des Compliance Managements

Unternehmen

Maschinen- und Anlagenbau sowie Produktion von Bauteilen, Vertrieb in über 60 Länder.

Projektart

  • Co-Sourcing von Teilfunktionen: kontinuierliche punktuelle Teilunterstützung des unternehmensinternen Compliance Managements durch erfahrene externe Compliance-Fachkraft
  • Reporting an den Geschäftsführer und die Vertreter der Inhaberfamilie.

Durch die Unternehmensleitung gesetzte Ziele

  • Die internen Fachkräfte verfügten über vergleichsweise geringe Erfahrung im Aufbau eines wirksamen und wirtschaftlichen Compliance-Systems.
  • Um ihrer Pflicht der Delegation an hinreichend qualifizierte Compliance-Fachkräfte zu entsprechen, entschied die Unternehmensleitung, für eine Übergangsperiode eine erfahrene externe Fachkraft einzubinden, um eine flexible und bedarfsgerechte Unterstützung des Compliance Managements zu ermöglichen.
  • Die internen Fachkräfte sollten hierdurch schrittweise besser qualifiziert werden.
  • Zudem sollten die Erfahrungen anderer Unternehmen eingebracht werden.

Ausgangssituation

  • Das Compliance-System bedurfte evident der grundlegenden Überarbeitung und Weiterentwicklung, um einen Status pflichtgemäßer Wirksamkeit zu erreichen.
  • Im Unternehmen bestand keine Compliance-Abteilung, vielmehr wurden Compliance-Aufgaben durch Mitarbeiter der internen Revision und der Rechtsabteilung erfüllt, die bislang über keine Erfahrung im Aufbau eines wirksamen Compliance-Systems verfügten.
  • Die Compliance-Aufgaben konnten somit durch die Unternehmensleitung nicht pflichtgemäß an die internen Fachkräfte delegiert werden. Dies bedingte Haftungsrisiken und fehlenden Pflichtennachweis der Unternehmensleitung.

Umsetzung

  • Der externe Compliance Officer wurde den Mitarbeitern gegenüber als fester Kollege in Teilfunktion benannt.
  • Der Aufbau des Compliance-Systems wurde schrittweise gemeinsam mit den internen Mitarbeitern umgesetzt.
  • Dauerhaft wurde ein fester Wochentag für eine Compliance-Sprechstunde für die Mitarbeiter sowie für Unterstützungsaufgaben des Compliance-Systems festgelegt.
  • Sonderaufgaben wurden in unregelmäßigen Abständen an einzelnen Projekttagen umgesetzt.


Ergebnis

  • Pflichtgemäße Delegation durch die Unternehmensleitung an eine eindeutig qualifizierte Fachkraft
  • Dauerhaft wirksames Compliance-System mit vergleichsweise geringem Aufwand
  • Pflichtennachweis der Unternehmensleitung in Bezug auf die Compliance-Leitungs-, Steuerungs- und Überwachungspflichten
  • Schrittweise aufgebaute unternehmensinterne Erfahrung in Hinblick auf wirksames und wirtschaftliches Compliance Management.

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