Baukonzern, Dokumentation des Compliance-Systems und Verbesserung der Risikoanalyse zum Pflichtennachweis des Vorstands

Unternehmen

Hauptsitz in Deutschland, mehrere Tochterunternehmen im europäischen Ausland, zahlreiche öffentliche Bauvorhaben und wichtige Infrastrukturprojekte.

Projektart

  • 24 Tage im Unternehmen vor Ort
  • Reporting an den Rechtsvorstand.

Durch die Unternehmensleitung gesetzte Ziele

  • Der Vorstand wollte das unternehmensweite Compliance-System auf Anraten externer Rechtsanwälte fachgerecht dokumentieren lassen.
  • Ziel war die Freizeichnung im Hinblick auf die Compliance-Leitungs-, Steuerungs- und Überwachungspflichten der Unternehmensleitung.
  • Die Dokumentation sollte sich auch auf den Status Quo sowie, soweit noch rekonstruierbar, auf die vier vorausgehenden Jahre erstrecken.

Ausgangssituation

  • Eine fachgerechte Dokumentation des Compliance-Systems war nicht vorhanden.
  • Für die Rekapitulation des Status der vergangenen Jahre konnte lediglich auf Dokumente des Tagesgeschäfts zurückgegriffen werden. Elemente und Prozesse eines unternehmensindividuellen, risikobasierten Compliance-Systems mussten so weit wie möglich rekonstruiert und in eine behörden- und Stakeholder-gerechte Dokumentation übersetzt werden sollten. 

Umsetzung

Mit einem Dokumentenaudit und strukturierten Fachinterviews wurde der relevante Informationsbestand gesichert, systematisiert und in eine fachgerechte Dokumentation des Compliance-Systems überführt.


Ergebnis

  • Fachgerechte Dokumentation des aktuellen Compliance-Systems, die den Anforderungen des Aufsichtsrats, der Anteilseigner und der Behörden entsprach
  • Pflichtennachweis der Unternehmensleitung im Hinblick auf die Compliance-Leitungs-, Steuerungs-, und Überwachungspflichten
  • Die Entwicklung der letzten Jahre konnte in weiten Teilen präzise genug nachgezeichnet und fachgerecht dokumentiert werden, um auch insoweit den Pflichtennachweis der Unternehmensleitung bestmöglich sicherzustellen.
  • Zugleich ergab die Dokumentation des Status Quo Handlungsbedarf in Bezug auf die Wirksamkeit der Verfahren der Compliance-Risikoanalyse und ihrer Umsetzung in risikomindernde Steuerungsmaßnahmen.
  • Entsprechende Verbesserungen wurden im Anschluss umgesetzt.

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